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Commis de bureau (contract de 3 mois)

Le commis de bureau est responsable de fournir des services de soutien quotidiens à un emplacement ou plus de services gérés incluant notamment les tâches suivantes : production de copie, d’impression et de numérisation et travaux de finition, fonctionnement d’un centre de courrier ou de messagerie, maintenance des registres de facturation et des rapports. Le titulaire du poste appuiera les services gérés régionaux pendant la mise en œuvre et comblera les absences et les employés en vacances à l’échelle des emplacements de services gérés de Ricoh. Il sera également responsable de soutenir les objectifs opérationnels à tous les sites de clients existants situés dans un territoire géographique particulier.

Taches et Responsbilites :

• Conserver les guides de procédures, les formulaires, les registres et autres documents du site exacts, complets et à jour

• Recueillir des données pour la réalisation du rapport de gestion mensuel selon les directives du gérant ou du superviseur de site

• Commander le toner, le papier et les autres fournitures de bureau

• Seconder le gérant ou le superviseur de site en offrant des suggestions d’amélioration pour les processus et les procédures (nouveaux ou existants)

• Aider à la formation des employés (nouveaux ou existants)

• Produire des rapports et de travailler pour différents emplacements de clients des services gérés situés dans un territoire géographique particulier en fonction des besoins d’affaires, et ce, comme prévu

• D’autres tâches, telles qu’assignées par son superviseur

En l’absence de personnel sur site, il peut être appelé à effectuer les tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter :

COURRIER

• Traiter tout le courrier entrant et sortant

• Réaliser d’autres fonctions liées à la salle de courrier comme l’approvisionnement du courrier, ce qui inclut le tri, le classement, l’emballage et le traitement des envois pour la livraison à de multiples sites

• Classer et étiqueter les documents et autres matériels pour le stockage et la récupération

• S’occuper de l’expédition et de la réception, incluant le déplacement des boîtes ou de l’équipement

• Fournir un service de messagerie pour la cueillette et la livraison du courrier et des tâches de copie, sur le campus et à l’extérieur

COPIES

• Aider dans le centre de copie et effectuer toutes les fonctions requises pour la livraison et la réalisation de toutes les demandes de copies. Cela peut inclure notamment l’utilisation de la relieuse, du plioir et de la plastifieuse

• Réaliser la numérisation et l’indexation des documents des clients

• Effectuer le dépannage de base (p. ex., bourrage de papier) de tout l’équipement utilisé au centre Ricoh

GÉNÉRAL

• Réaliser les tâches de réceptionniste à l’accueil

• Aider à la coordination de l’affectation des tâches afin de respecter les échéances précises et les services fournis

• Gérer tous les aspects du centre Ricoh en cas d’absence du gérant ou superviseur de site

• Le travail peut être physiquement exigeant et nécessiter de se tenir fréquemment debout, de soulever des charges, etc.

Qualifications (éducation, expérience et certifications) :

• Diplôme d’études secondaires ou expérience de travail équivalente

• Minimum d’un an d’expérience de travail dans une salle de courrier, un centre de copie ou dans le service à la clientèle

Competences:

• Expérience requise dans l’utilisation de photocopieuses, de numériseurs, d’imprimantes, de perforatrices, d’équipement de reliure, d’agrafeuses électriques, de règles, d’assembleuses et d’équipement connexe

• Excellentes aptitudes interpersonnelles ainsi qu’une capacité à développer rapidement des relations d’affaires

• Capacité avérée de faire plusieurs tâches en même temps

• Forte motivation personnelle permettant d’obtenir des résultats

• Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et par écrit

• Connaissances de base des applications Microsoft Office 365

• Présentation d’une image professionnelle en tout temps aux clients et aux fournisseurs

• Capacité à soulever jusqu’à 50 lb (23 kg)

Office Clerk (3-month contract)

The Office Clerk is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Responsibilities:

• Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs;

• Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor;

• Orders paper, toner and other office supplies;

• Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures;

• Assist in the training of new and existing employees;

• Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled;

• Other duties as assigned by manager.

• In the absence of onsite personal, may perform any of, but is not limited to the following duties

MAIL:

• Process all incoming and outgoing mail;

• Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, which includes sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations;

• Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval;

• Shipping and receiving including the movement of boxes and or equipment;

• Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite.

COPY:

• Assist in the Copy Centre and performs all functions required for the delivery and completion of all copy requests. May include the usage of binding, folders and laminators, etc.;

• Perform scanning and indexing of client documents;

• Performs basic troubleshooting (ie. Paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre.

GENERAL:

• Performs front desk receptionist duties;

• Assists in the coordinating of work assignments to meet specific deadlines and service deliverables;

• Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor.

• May be physically demanding requiring frequent standing, lifting, etc., as necessary

Qualifications:

• High School Diploma or equivalent work experience

• Minimum of 1 year experience working in a mail room, copy centre or customer service

Skills:

• Require experience in use of a photocopier, scanner, printer, hole driller, bindery equipment, electric stapler, scales, collators and related equipment

• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships

• Demonstrated ability to multitask

• Strong self-motivation to drive results

• Excellent verbal and written communication skills

• Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications

• Always present a professional image to customers and vendors

• Ability to lift to 50 lbs. as required

Other:

• Present a professional image at all times to customers and vendors

Come Create at Ricoh:

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Ricoh is an integrated solutions provider and partner that connects people and technology, creates outstanding customer experiences, and delivers innovation for businesses worldwide. We empower digital workplaces by enabling individuals to work smarter from any location and harness the power of information—how it is collected, stored, managed, and shared—to unlock the potential in every organization. We deliver services and technologies that inspire our customers’ success and guide them toward a better and more sustainable future. If you are seeking a purpose-driven and passionate team, come create with us, and help drive our high-performance culture of excellence into tomorrow.

Invest in Yourself:

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